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 公開發行公司或金融證券業的內部稽核單位，都應依風險評估結果擬訂年度稽核計劃，并將企業營運活動的相關循環，列入定期內控稽核的重點。所以只要是與銷售收款、采購付款、生產、財務、研發等循環的關鍵性文件，無論是書面或電子資料都須做好資料保存，這些都是重要的稽核管理重點。
依法規定稽核報告應至少保存五年，工作底稿及相關資料應至少保存三年，包含相關的書面文件、電子文件及電子郵件。所以稽核部門不但要監督其他部門做好資料保存，也需要以身作則，督促全公司通過稽核及持續改善活動，以提升企業的經營競爭力。
為降低風險，各國紛紛制定資料保護的相關法規，強烈規范企事業單位必須提供保存營運資料以及降低營運風險相關措施。電子郵件是企業對企業、或企業對客戶最重要的溝通工具，使用普及度高，所以也被企事業單位列為最重要的資料保護目標。通過Mail Archiving Expert能將郵件內容進行分類，依據企業規范制定整體或個別的管理策略以進行歸檔作業，并能依據合法流程進行郵件檢索及調閱等工作。
企業先制定郵件備份策略，先以年限一年、二年、三年、五年、永久作為基礎，運用MAE的「郵件生命周期」服務，可將郵件內容進行備份期限的分類，并搭配整體或個別的管理策略，進行歸檔、郵件檢索及調閱等工作。MAE「郵件生命周期」能符合策略將分類儲存的郵件進行自動搬移及后續處理，例如會自動推移郵件的儲存年限，并將該郵件從MAE自動搬移至遠端儲存設備，避免硬盤空間不足影響相關運作，還能減少系統負載及分散電子郵件的保存風險。
MAE「郵件生命周期」運用全自動的郵件自動搬移技術，不需浪費管理人員的時間來處理各類郵件備份的后續作業，MAE會依郵件歸檔備份策略，時限一到就自動執行后續的處理(如依年限增加而動態搬移資料、搬到指定備份設備、刪除超過保存期限的資料..等)，能大幅減輕信息管理人員的工作負擔。
 歷史郵件轉置服務 去重復性、整合效率佳
許多中大企業在部署郵件歸檔前的歷史郵件存量極大，不但儲存資料重復性高，且散存在為數眾多的磁帶中，如何去重復性并完成巨量歷史郵件轉置就成為郵件歸檔工程的第一個難關。Mail Archiving Expert協助企業解決此困擾，提供跨平臺歷史郵件轉置服務，無論Exchange、Notes等系統的專屬郵件格式都能完整轉置到郵件歸檔系統及后端儲存設備中，能符合儲存資料可用性及完整性的法規要求。為確保儲存資料的可用性，Mail Archiving Expert針對去重復性內容檢查、防資料篡改、儲存失誤/成功..等推出自動檢查機制，并搭配管理自動通知設置，讓管理人員能更安心地掌握系統運作狀況。
 支援內部信郵件備份架構
根據企事業單位的建置需求，Mail Archiving Expert采取Stand alone架構，不需更改現有網絡及郵件流架構，可迅速完成系統實施，與現有email相關設備及后端儲存設備的整合相容性佳，極適合各型企事業單位使用。針對email流量大的企業集團，可搭配Multi-way架構做到分流或備援等顧問式服務。通過Mail Archiving Expert采用的Email Copy機制，進行完整的郵件備份，支援Microsoft Exchange、 IBM Lotus Notes…等電子郵件服務器內部郵件記錄，通過中央管理界面來迅速完成郵件歸檔策略設置、檢索及調閱等相關管理服務。
 遵循法規 落實Email ILM的****利器
為降低風險，各國紛紛制定資料保護的相關法規，強烈規范企事業單位必須提供保存營運資料以及降低營運風險相關措施。電子郵件是企業對企業或企業對客戶最重要的溝通管道，使用普及度高，所以也被企事業單位列為最重要的資料保護目標。通過Mail Archiving Expert將郵件內容進行分類，依據企業規范制定整體或個別的管理策略以進行歸檔作業，并能依據合法流程進行郵件檢索及調閱等工作。
 落實備份策略管理 有效運用儲存資源
通過Mail Archiving Expert電子郵件歸檔專家，可將郵件內容進行分類歸檔，亦可由管理者自訂備份策略，并配合整體或群組的備份策略，以進行郵件分類分級的歸檔設置。Mail Archiving Expert能與Storage儲存設備高度整合（如HDS、IBM、HP、DELL、NET APP…等），并已獲得HDS的國際技術伙伴認證。Mail Archiving Expert能符合各部門對郵件資料的差異化認知，制定合適的備份管理策略，可有效運用儲存資源的使用空間，降低企事業單位的儲存成本。
 多元化Email儲存資源管理 有效分散風險
Mail Archiving Expert提供本機(Local)及遠端(Remote)備份方式，能有效分散單機或集中式儲存的風險。通過中央管理界面，提供外接儲存設備(Storage)設置，搭配彈性化歸檔策略進行相關歸檔設置，并能清晰了解各端點的儲存資源狀態。因應臨時或緊急備份的需要，Mail Archiving Expert還提供彈性化(Flexible)歸檔策略調整設置，以滿足企事業單位對于信息備份管理的異動需求。
 符合組織規范 迅速檢索并回復郵件
Mail Archiving Expert能配合群組及個人權限設置，依據合法流程進行線上(On-line)、近線(Near-line)及離線(Off-line)郵件檢索、調閱以及還原作業。若發生郵件資料毀損或須搜尋舉證用的特定郵件，可通過指定查詢、分類查詢、MyMail個人化服務或搭配全文檢索查詢..等多種方式，迅速調閱出該郵件并進行還原寄送，還原后的郵件亦可直接導入Outlook或Outlook Express等個人郵件收發工具中。
 完整稽核機制 有效嚇阻機密郵件外泄
Mail Archiving Expert提供強大稽核機制，提供稽核人員即時掌握外泄郵件狀態，降低資料外泄風險。稽核人員通過稽核條件設置，針對所有郵件進行監控，當郵件符合稽核條件時，系統會自動通知稽核人員，稽核人員可以在第一時間掌握郵件狀況，有效嚇阻非法員工通過郵件寄送機密資料。
 搭載新一代高速搜尋引擎 迅速精準調閱郵件
Mail Archiving Expert搭載新一代高速搜尋引擎，能針對所有郵件快速建立索引，管理人員或稽核人員可即時檢索所需郵件。另外，通過Mail Archiving Expert的歸檔管理機制，即使已經備份到遠端的索引檔以及郵件，只要通過掛載功能，便可輕松進行郵件檢索，猶如在本機上操作一樣，完全不用執行復雜的還原程序（Restore），大幅降低調閱歷史郵件所花費的冗長時間，有效降低管理人員的工作負擔。
Softnext推出Mail Archiving Expert電子郵件歸檔專家(簡稱MAE)，能協助企事業單位遵循法規，妥善保存管理郵件資產，減少資料損毀的風險并可備為后續舉證之需。Softnext郵件歸檔專家(MAE)與日立內容歸檔平臺(HCAP)完成產品整合，并取得美國HDS原廠的技術伙伴認證，雙方結合優異技術服務，聯手提供主動式郵件歸檔服務。
Hitachi Content Archive Platform內容歸檔平臺(簡稱HCAP)支援開放式歸檔信息系統(OAIS)，OAIS模型已成為國際性通用的大型歸存檔基礎，例如美國國家檔案與記錄管理局、美國航空暨太空總署..等都已肯定而采用。HCAP具有極佳的開放整合性，電子郵件歸檔的部分與Softnext MAE已完成產品整合，未來能夠高度提升郵件歸檔及儲存資源管理的深化服務，更進一步加強穩定性及運作效能。
HCAP可與企業現有的儲存基礎架構進行無縫的整合，由于其可確保安全性、長期保存及快速搜尋和檢索珍貴的業務記錄，可滿足企事業單位遵循法規方面的要求。此解決方案利用了Hitachi Data Systems現有儲存管理和業務永續性流程，包括在存歸檔階層之間無縫搬移資料。使用整個儲存環境通用的管理軟件可以減輕訓練負擔、簡化信息流動，并提升管理員的生產力。HCAP歸檔支援全球通用的準的文件和格式，包括結構化、半結構化和未結構化的資料，進而確保將來的歸檔和檢索應用程序可以存取現有的儲存信息及郵件資產。HCAP與MAE的完美搭配能強化郵件資產的保存，切實遵循法規并提升企業營運競爭力 。
通過MAE及HCAP能完善保存郵件資產，進行郵件內容分類歸檔，符合企業整體或個別的相關管理策略，并能依據合法流程來進行郵件檢索及調閱等工作，維持儲存歸檔的高穩定性及****化運作效能，以落實****化的Email資產管理。
 系統特色
- •標準基礎介面─NFS、CIFS、HTTP、WebDAV
- •在以策略為管理的基準上設置歸檔資料保留期限
- •提供WORM檔案系統功能保證檔案內容不會被更改
- •用戶具有MD5、SHA1、SAH256、SAH512可供選擇
- •具數字簽名的內容驗證
- •存檔內容的標準檔案存取及瀏覽讀取
- •支援公共歸檔內容上的多種應用程序
- •用于內容發現的嵌入式全文索引、搜尋和檢索
- •可通過多重復制及以RAID-保護的儲存設備來保護檔案內容
- •可支援系統的解釋資料
- •內容保密(可針對資料加密)
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遵循法規及組織策略，與儲存設備高度相容的email歸檔調閱機制，能有效保存黃金郵件內容，精簡email儲存空間，提升企業營運生產力！
公司治理、遵循法規的基石－電子郵件歸檔 
電子郵件歸檔面面觀
協助并監督委任企業客戶做好財務風險控管，是會計師的職責。在充滿變數的經營環境中，企業更應提高如履薄冰的警覺度，才能迎接無預期的風險，追求企業的永續經營，為此，企業須依法保存財務及重要資料，以做好防范風險的準備。無論是公開發行上市公司或金融票券業者，已被要求須依法保存會計憑證至少5年，會計帳簿及報表須保存至少10年。商業會計法就有明確規定，會計人員應做好會計憑證及報表的保存，若是不依規定保存相關資料，將處以六萬人民幣以下罰款。可見保護財會資料，包含相關的書面文件、電子文件及電子郵件，這些都是會計人員的使命。